Smart Working Pubblica Amministrazione: ultime notizie

In questa pagina riportiamo i principali provvedimenti normativi emanati in regolamentazione dello smart working nella Pubblica Amministrazione.

Dalla normativa emergenziale sullo smart working al ritorno al lavoro in presenza come modalità ordinaria della prestazione lavorativa, passando per i chiarimenti sulle modalità di svolgimento dello smart working nella PA e sulle proroghe finora riconosciute.

In questo articolo:

• Il DPCM 23 settembre 2021 sul rientro in presenza come modalità ordinaria di svolgimento della prestazione lavorativa nel settore pubblico;
• Il Decreto 8 ottobre 2021 sulle modalità organizzative dello smart-working nella PA;
• Tutta la normativa emergenziale di Smart Working nella PA.

Sulle evoluzioni dell’applicazione dello Smart Working vigila l’Osservatorio nazionale sul lavoro agile introdotto con Decreto del Ministro per la PA del 4 novembre 2020.

Pubblica amministrazione e ritorno al lavoro in presenza – DPCM 23 SETTEMBRE 2021 (agg. 13 ottobre ’21)

Con DECRETO DEL PRESIDENTE DEL CONSIGLIO DEI MINISTRI 23 settembre 2021 in (GU Serie Generale n.244 del 12-10-2021) il Governo stabilisce che, a decorrere dal 15 ottobre 2021 la modalità ordinaria di svolgimento della prestazione lavorativa nelle amministrazioni è quella svolta in presenza.

Pubblica amministrazioni e misure anti-covid-19

Le amministrazioni sono comunque chiamate ad assicurare il rispetto delle misure sanitarie di contenimento del rischio di contagio da COVID-19. Gli organi costituzionali e di rilevanza costituzionale, le autorità amministrative indipendenti, comprese la Commissione nazionale per le società e la borsa e la  Commissione  di  vigilanza sui fondi pensione, sono comunque chiamate ad adeguarsi ai principi  dell’articolo 87, comma 4, del decreto-legge 17 marzo 2020, n. 18, convertito, con modificazioni, dalla legge 24 aprile 2020, n. 27.

Pubblica amministrazione: perché si ritorna in presenza?

Il Governo giustifica il ritorno al lavoro in presenza come modalità principale dello svolgimento della prestazione lavorativa per diverse ragiuni:

• da un lato l’estensione della certificazione verde COVID-19 anche ai lavoratori del settore pubblico incrementa l’efficacia delle misure di contrasto al fenomeno epidemiologico già adottate dalle amministrazioni pubbliche;
• dall’altro la necessità di consentire alle pubbliche amministrazioni di dare il massimo supporto alla ripresa delle attività produttive e alle famiglie.

PA e rientro in presenza: in Gazzetta le modalità organizzative – Decreto 8 ottobre 2021

Con DECRETO della PRESIDENZA DEL CONSIGLIO DEI MINISTRI DIPARTIMENTO DELLA FUNZIONE PUBBLICA, dell’8 ottobre 2021 (GU Serie Generale n.245 del 13-10-2021), il Governo detta le modalità organizzative per il rientro in presenza dei lavoratori delle pubbliche amministrazioni, prescritto ieri con la pubblicazione in Gazzetta del DPCM del 23 settembre 2021.

In arrivo ulteriori Linee guida del Ministro per la pubblica amministrazione per le misure relative alla contrattazione individuale e sulla rotazione del personale, dietro confronto con le organizzazioni sindacali.

Cosa si intende per rientro in presenza?
Per “rientro in presenza” si intende lo svolgimento della prestazione lavorativa resa nella sede di servizio.

Cosa devono fare le amministrazioni pubbliche per il rientro in presenza?

In base al Decreto, entro 15 giorni, le Amministrazioni devono organizzare le attività dei propri uffici prevendo il rientro in presenza di tutto il personale ovvero:

• quello preposto alle attività di sportello e di ricevimento degli utenti (front office)
• quello preposto alla erogazione di servizi all’utenza (back office).

Le PA potranno garantire la flessibilità degli orari di sportello e di ricevimento dell’utenza, anche mediante l’ausilio di piattaforme digitali già impiegate.

Flessibilità di Ingresso a lavoro nella pubblica amministrazione

Per evitare che il personale acceda alla sede di servizio nella stessa fascia oraria, le PA potranno individuare, anche in relazione alla situazione del proprio ambito territoriale e tenuto conto delle condizioni del trasporto pubblico locale, fasce temporali di flessibilità oraria in entrata e in uscita ulteriori rispetto a quelle già adottate, anche in deroga alle modalità previste dai contratti collettivi e nel rispetto del sistema di partecipazione sindacale.

Lavoro agile nella PA: come cambia dal 15 ottobre?

In attesa della definizione degli istituti del rapporto di lavoro connessi al lavoro agile e degli obiettivi del lavoro agile (da definirsi ai sensi dell’art. 6, comma 2, lettera c), del decreto-legge 9 giugno 2021, n. 80) nell’ambito del Piano integrato di attività e organizzazione (PIAO), lo svolgimento della prestazione in modalità agile è soggetto a specifiche condizioni:

• non deve in alcun modo pregiudicare o ridurre la fruizione dei servizi a favore degli utenti;
• necessaria un’adeguata rotazione del personale che può prestare lavoro in modalità agile, “dovendo essere prevalente, per ciascun lavoratore, l’esecuzione della prestazione in presenza”
• necessaria una piattaforma digitale o un cloud o comunque strumenti tecnologici idonei a garantire la più assoluta riservatezza dei dati e delle informazioni
• predisposizione di un piano di smaltimento del lavoro arretrato, ove sia stato accumulato
• per il personale, apparati digitali e tecnologici adeguati alla prestazione di lavoro richiesta;
• ridefinizione dell’accordo individuale di lavoro agile: (art.18 comma 1, della legge 22 maggio 2017, n. 81) -vedi sotto
• per dirigenti e responsabili dei procedimenti amministrativi garantire il prevalente svolgimento in presenza della prestazione lavorativa;
• ove le misure di carattere sanitario lo richiedano, la rotazione del personale impiegato in presenza.

PA e ritorno in presenza: il ruolo dei dirigenti

Per l’attuazione delle nuove disposizioni del decreto, che prevedono dunque un ritorno in presenza come modalità ordinaria di svolgimento della prestazione lavorativa, il Decreto assegna un ruolo attuativo importante a dirigenti di livello non generale, responsabili di un ufficio o servizio o alle figure apicali (negli enti in cui non siano presenti i dirigenti).

Accordi individuali di lavoro agile: come cambiarli dopo il 15 ottobre

Il Decreto, come abbiamo visto, mette fra le condizioni per lo svolgimento della prestazione in modalità agile, una ridefinizione dell’accordo individuale, ricomprendendo “almeno”:

 1) gli specifici obiettivi della prestazione resa in modalità agile;

 2) le modalità e i tempi di esecuzione della prestazione e della disconnessione del lavoratore dagli apparati di lavoro, nonché eventuali fasce di contattabilità;

 3) le modalità e i criteri di misurazione della prestazione medesima, anche ai fini del proseguimento della modalità della prestazione lavorativa in modalità agile.

Accordi individuali già stipulati: cosa succede?

Quanto agli accordi individuali già stipulati in data anteriore a quella di entrata in vigore del Decreto 8 ottobre 2021, restano validi a condizione che siano rispettate le nuove condizionalità introdotte o che siano ad esse tempestivamente adeguati.

Lavoro agile e ridefinizione degli Accordi individuali, linee guida in arrivo

Il Decreto annuncia la pubblicazione di Linee guida sulla ridefinizione, da sottoporre alla contrattazione collettiva con le organizzazioni sindacali per la parte relativa ad obiettivi, modalità e criteri della prestazione agile.

Mobilità personale dei lavoratori della PA

Il Decreto 8 ottobre 2021, all’art. 2 cita il problema di mobilità dei dipendenti e richiama la disciplina recentemente introdotta in materia di Mobility Manager con il decreto interministeriale 12 maggio 2021.

• I Mobility Manager devono elaborare i Piani degli spostamenti casa-lavoro (PSCL) di propria competenza tenendo conto delle disposizioni relative all’ampliamento delle fasce di ingresso e uscita dalle sedi di lavoro previste dal Decreto 8 ottobre 2021.
• Quanto ai Mobility Manager degli enti locali, sono chiamati a un’azione di raccordo costante e continuativo con i mobility manager aziendali per la verifica complessiva e coordinata dell’implementazione dei PSCL e l’identificazione e la promozione di azioni di miglioramento complessivo dell’offerta di mobilità sul territorio alla luce delle nuove fasce di ingresso e uscita dalle sedi di lavoro.
• Sulla base delle informazioni acquisite nelle fasi di programmazione e di verifica dell’implementazione dei PSCL, le regioni e gli enti locali competenti dovranno emanare apposite disposizioni finalizzate ad adeguare tempestivamente i piani di trasporto pubblico locale alle nuove fasce di flessibilità delle pubbliche amministrazioni.

Smart Working nella PA: normativa

• Con Decreto-legge 17 marzo 2020, n. 18, convertito, con modificazioni, dalla legge 24 aprile 2020, n. 27, all’art. 87, comma 1, secondo periodo, si prevedeva che fino alla cessazione dello stato di emergenza epidemiologica da COVID-2019, ovvero fino ad una data antecedente stabilita con decreto del Presidente del Consiglio dei ministri su proposta del Ministro per la pubblica amministrazione, il lavoro agile rappresenti una delle modalità ordinarie di svolgimento della prestazione lavorativa nelle pubbliche amministrazioni di cui all’art. 1, comma 2, del decreto legislativo 30 marzo 2001, n. 165.
  Il DL “Riaperture” decreto-legge 22 aprile 2021, n. 52 (qui il testo definitivo), in vista della promozione della conciliazione dei tempi di vita e di lavoro nelle amministrazioni pubbliche (art. 14, comma 1, L. 7  agosto  2015, n. 124), impone alle Pubbliche Amministrazioni di adottare misure organizzative volte a fissare obiettivi annuali per l’attuazione del telelavoro e del lavoro agile.
  • La conversione del  con Legge 17 giugno 2021, n. 87 ha confermato la proroga al 31 dicembre 2021 per lo Smart Working “semplificato” (ovvero con procedura di comunicazione semplificata) nel settore pubblico, assorbendo le previsioni del DL 56/2021.
• la LEGGE 6 maggio 2021, n. 61 di conversione del Decreto-legge 13 marzo 2021, n. 30 ha riconosciuto al lavoratore che  svolge  l’attività  in modalità agile il diritto alla disconnessione dalle  strumentazioni tecnologiche e dalle piattaforme  informatiche.
• il decreto-legge 21 settembre 2021, n. 127, ha introdotto l’obbligo di Green Pass nelle aziende pubbliche e private a partire dal 15 ottobre 2021 («Misure urgenti per assicurare lo svolgimento in sicurezza del lavoro pubblico e privato mediante l’estensione dell’ambito applicativo della certificazione verde COVID-19 e il rafforzamento del sistema di screening).
• Con DECRETO 12 maggio 2021 il Ministero della Transizione ecologica ha introdotto la figura del Mobility manager, una figura che promuove e realizza interventi di organizzazione e gestione della domanda di mobilità delle persone anche nei settori della pubblica amministrazione.
• Il DPCM 23 settembre 2021 riporta la modalità in presenza come la modalità di svolgimento ordinaria della prestazione lavorativa nel settore pubblico (vedi sotto).

Smart working nella PA: le procedure in periodo emergenziale

Il Ministero del Lavoro è tornato sulla procedura di Smart Working con diversi chiarimenti:

• nella Nota n.2548/2021 con chiarimenti sulla comunicazione di Smart Working semplificato (vedi il nostro aggiornamento sulla comunicazione semplificata di smart working nella PA).

• Nella Circolare 2 agosto 2021 il Ministero del lavoro conferma la possibilità di ricorrere all’attivazione del lavoro agile in forma semplificata – di cui all’art. 87, comma 1, lettera b), D.L. n. 18/2020 – sino alla definizione della disciplina del medesimo da parte dei singoli contratti collettivi e, comunque, non oltre il 31 dicembre 2021.

Di conseguenza, chiarisce il Ministero del Lavoro:

Lavoratori fragili nella PA: cosa cambia dal 31 ottobre 2021? – DL 105/2021

Il decreto legge del 23 luglio 2021 n. 105 (che ha prorogato lo stato di emergenza al 31 dicembre 2021) ha ripristinato, a favore della categoria dei lavoratori “fragili”, il diritto allo svolgimento della prestazione lavorativa in modalità agile con effetto retroattivo dal 1 luglio 2021 al 31 ottobre 2021.

Pertanto, fino al 31 ottobre 2021, spiega il Ministero nella Circolare 2 agosto 2021, i lavoratori fragili, ovvero i lavoratori in possesso di certificazione rilasciata dai competenti organi medico-legali, attestante una condizione di rischio derivante da immunodepressione o da esiti da patologie oncologiche o dallo svolgimento di relative terapie salvavita, ivi inclusi i lavoratori in possesso del riconoscimento di disabilità con connotazione di gravità ai sensi dell’articolo 3, comma 3, della legge 5 febbraio 1992, n. 104, potranno svolgere di norma la prestazione lavorativa in modalità agile anche attraverso l’adibizione a diversa mansione ricompresa nella medesima categoria o area di inquadramento, come definite dai contratti collettivi vigenti o lo svolgimento di specifiche attività di formazione professionale anche da remoto.

Il Ministero raccomanda ai responsabili delle strutture dirigenziali di livello generale di adibire al lavoro agile il personale ad essi assegnato con le modalità semplificate, assicurando per il periodo dal 1 agosto 2021 al 15 settembre 2021 le percentuali più elevate possibili di lavoro agile, purché l’erogazione dei servizi rivolti ai cittadini e alle imprese avvenga con regolarità, continuità ed efficienza nonché nel rigoroso rispetto dei tempi previsti dalla normativa vigente e, in ogni caso, adeguandosi alle vigenti prescrizioni in materia di tutela della salute e di contenimento del fenomeno epidemiologico da COVID-19 adottate dalle competenti autorità.

DL Riaperture: nella PA la proroga dello Smart Working al 31 dicembre 2021

In Gazzetta la conversione del DL “Riaperture” decreto-legge 22 aprile 2021, n. 52 (qui il testo definitivo) con Legge 17 giugno 2021, n. 87, assorbendo alcune disposizioni del DL proroghe (in vigore dal 30 aprile, D.L. 30 aprile 2021, n.  56) conteneva la proroga della procedura semplificata di Smart working nella P.A. fino al 31 dicembre 2021.
Il Ministero Lavoro ha annunciato la proroga al 31 dicembre 2021 anche per lo smart working semplificato nel settore privato.

Cosa si intende per Smart working semplificato?

Nel pubblico impiego:

• lo Smart Working “semplificato” prescinde da accordi individuali  e dagli obblighi informativi previsti dagli articoli da 18 a 23 della L. 22 maggio 2017, n. 81 ;
• si  svolge comunque a condizione che l’erogazione dei servizi rivolti ai cittadini e alle imprese avvenga con regolarità, continuità ed  efficienza  e nel rigoroso rispetto dei tempi previsti dalla normativa vigente (art. 11 bis).

Lavoro agile per dipendenti pubblici: gli obiettivi annuali

In base al DL 52/2021 convertito, in vista della promozione della conciliazione dei tempi di vita e di lavoro nelle amministrazioni pubbliche (art. 14, comma 1, L. 7  agosto  2015, n. 124), le Pubbliche Amministrazioni devono adottare misure organizzative volte a fissare obiettivi annuali per l’attuazione del telelavoro e del lavoro agile.

Piano organizzativo del lavoro agile (POLA): entro quando?

Inoltre, il DL 52/2021 convertito prevede che entro il 31 gennaio di ciascun anno, le Amministrazioni Pubbliche redigano il Piano organizzativo del lavoro agile (POLA) che ne individua le modalità attuative prevedendo, per le attività che possono essere svolte in Smart working.

Nel DL si richiede che

• almeno il 15% dei dipendenti possa avvalersene;
• i dipendenti che ne usufruiscono non devono subire penalizzazioni nella professionalità e progressione di carriera;
• le PA devono definire le misure organizzative, i requisiti tecnologici, i percorsi formativi del personale, anche dirigenziale, e gli strumenti di rilevazione e di verifica periodica dei risultati conseguiti;
• in caso di mancata adozione del POLA, il lavoro agile si applica almeno al 15% dei dipendenti, ove lo richiedano.

Lavoro agile nella PA: riconosciuto il Diritto alla Disconnessione – DL 30/2021

In vigore dal 13 maggio 2021, la LEGGE 6 maggio 2021, n. 61 (in GU n.112 del 12maggio 2021), di conversione del Decreto-legge 13 marzo 2021, n. 30 apporta una nuova interessante precisazione: viene infatti “riconosciuto al lavoratore che  svolge  l’attività  in modalità agile il diritto alla disconnessione  dalle  strumentazioni tecnologiche e dalle piattaforme  informatiche,  nel  rispetto  degli eventuali accordi sottoscritti dalle parti e  fatti  salvi  eventuali periodi di reperibilità concordati”.

Ulteriormente il Legislatore precisa che “L’esercizio  del  diritto  alla disconnessione, necessario per tutelare i tempi di riposo e la salute del lavoratore, non può avere ripercussioni sul rapporto di lavoro o sui trattamenti retributivi”.

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Dottore di ricerca in Diritto del Lavoro e Relazioni Industriali. Professore a contratto Università La Sapienza di Roma. Avvocato del Foro di Roma

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Il lavoro agile
Alessio Giuliani (Dottorando di ricerca presso Università di Roma «La Sapienza)
Ambiente&Sicurezza sul lavoro n.4/2021

Smart Working: Soluzioni organizzative ed ergonomiche
Paolo Gentile
Ambiente&Sicurezza sul Lavoro n.1/2020

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