Comunicazione di lavoro agile/Smart Working semplificata fino al 1°gennaio 2023 – Template in Excel, invio dal 15 dicembre

Le ultime comunicazioni dal Ministero del lavoro, sulla procedura di comunicazione di smart working per i lavoratori dipendenti che svolgano la prestazione in modalità agile.

Ricordiamo che fino al 31 dicembre 2022 è stato prorogato lo Smart Working emergenziale per il settore privato (e per lavoratori “fragili” e/o con figli under 14).
Invece, nella Manovra 2023 è stata rinnovata fino al 31 marzo 2023 la proroga dello Smart Working solo per i lavoratori Fragili.

Ricostruiamo gli ultimi aggiornamenti normativi su Moduli e Procedure da seguire per le comunicazioni dell’Accordo individuale di Smart Working. 

Comunicazione (semplificate) di lavoro agile/Smart Working
Tutte le indicazioni del Ministero del Lavoro

• Con Decreto SEMPLIFICAZIONI FISCALI convertito, (DECRETO-LEGGE 21 giugno 2022, n. 73 è stato modificato l’art. 23 della Legge Smart Working n.81/2017 sulle COMUNICAZIONI OBBLIGATORIE di Smart Working da parte dei datori di lavoro privati;
• Con Decreto Ministeriale n. 149 del 22 agosto 2022 del Ministero Lavoro sono state definite le procedure di comunicazione ed il modello da utilizzare per le comunicazioni “semplificate” di smart working a partire dal 1° settembre e fino al 1° dicembre 2022;
• Una comunicazione del Ministero del lavoro ha ulteriormente allungato al 1° gennaio 2023 i tempi della comunicazione semplificata;
• Il Ministero lavoro ha poi fornito nuovi dettagli sui campi da compilare per la Comunicazione di Lavoro agile obbligatoria (29/11/2022);
• Il Ministero riporta nella sezione Modulistica del sito istituzionale il template in Excel da compilare a partire dal 15 dicembre per la comunicazione semplificata.

Smart Working semplificato: proroga fino al 31 dicembre 2022: Decreto Aiuti-bis (DL 115/22)

Innanzitutto dobbiamo ricordare le differenze fra Smart Working “semplificato” sviluppato durante l’emergenza pandemica (che si chiude con il 31 dicembre 2022), e smart working “ordinario” che è stato regolamentato con D.Lgs. n.81/2017).

Fino al 31 dicembre 2022 è in uso lo smart working “semplificato” adottato cioè in periodo emergenziale: Il DL Aiuti-bis decreto-legge 9 agosto 2022, n. 115 (in modifica al  DL Riaperture (DL 24/2022 del 24 marzo 2022 convertito con LEGGE 19 maggio 2022, n. 52) proroga lo Smart Working semplificato al 31 dicembre 2022:

• Art. 23 – bis: per i lavoratori fragili e i genitori lavoratori con figli minori di anni 14;
• Art. 25 – bis: per i lavoratori del settore privato.

[Leggi sotto l’approfondimento sulle modifiche introdotte dalla Manovra 2023 che ha prorogato lo Smart Working per i soli Fragili al 31 marzo 2023]

Comunicazioni di lavoro agile:
la procedura semplificata dal 1° Settembre 2022 al 1° gennaio 2023 – DM 149/2022

Con Decreto Ministeriale n. 149 del 22 agosto 2022 il Ministero del lavoro ha fissato una procedura semplificata per assolvere agli obblighi di comunicazione previsti dall’art. 23 della Legge sullo Smart Working, L. 81/2017, oggetto di modifica da parte del Decreto SEMPLIFICAZIONI FISCALI convertito, (DECRETO-LEGGE 21 giugno 2022, n. 73)

Il Decreto Semplificazioni Fiscali 2022, all’art.41-bis prevede, a partire dal 1° settembre 2022, una mera comunicazione dei nominativi dei lavoratori e della data di inizio e di cessazione delle prestazioni di lavoro in modalità agile, da trasmettersi in via telematica al Ministero del lavoro e delle politiche sociali (modificando così l’art.23 del D.Lgs. n.81/20217 – la legge di riferimento per il “lavoro agile” tradizionale).

Comunicazione Lavoro agile/Smart Working semplificata:
il Template Excell da usare
a partire dal 15 Dicembre 2022 (agg. Dicembre 2022)

​Il Ministero segnala nell’apposita sezione Modulistica, la disponibilità dei Template in formato Excel per la compilazione dei relativi modelli di comunicazioni di lavoro agile, da inviare a partire dal 15 dicembre 2022, attraverso la nuova modalità alternativa di trasmissione delle comunicazioni, accessibile dall’applicativo web.

Obbligo di Comunicazione Smart Working: procedura semplificata:
proroga fino al 1° gennaio 2023 – Aggiornamento – (novembre 2022)

Con una nota il Ministero del lavoro aveva stabilito di mantenere tale “procedura semplificata” fino al 1° dicembre 2022. Una successiva nota ministeriale del 24 novembre 2022 differisce al 1° gennaio 2023  il termine per l’adempimento (fissato al 1° dicembre 2022) degli obblighi di comunicazione previsti dall’art. 23, primo comma, della Legge n. 81/2017 così da garantire a tutti i soggetti obbligati e abilitati la possibilità di adeguarsi alle modalità “semplificate” definite dal Decreto ministeriale n. 149 del 22 agosto 2022.

Accordo di Smart Working:
cosa deve comunicare il datore di lavoro dal 1° settembre 2022? Aggiornamento – (novembre 2022)

A partire dal 1°settembre 2022, quindi il datore di lavoro deve comunicare in via telematica al Ministero del lavoro e delle politiche sociali

• i nominativi dei lavoratori;
• la data di inizio e di cessazione delle prestazioni di lavoro in modalità agile.

I dati riguardano gli accordi individuali stipulati o modificati a decorrere dalla data del 1° settembre 2022.

Accordo di Smart Working: come comunicare i dati del lavoratore in modalità agile dal 1° settembre 2022?
il Modello ministeriale nel DM 149/2022 – Aggiornamento – (29 novembre 2022)

Il Datore di lavoro deve comunicare i dati con il Modello per la trasmissione telematica contenuto nel Decreto Ministeriale n.149 del 22/08/2022. Restano valide le comunicazioni già effettuate secondo le modalità precedenti.

• Sempre in base alla nota ministeriale del 24 novembre 2022, dal 15 dicembre 2022 sarà resa disponibile una modalità alternativa per l’inoltro massivo delle comunicazioni di lavoro agile mediante l’applicativo informatico, che consentirà, tramite un file Excel, di assolvere ai predetti obblighi in modo più semplice e veloce.

Relativamente alla comunicazione di lavoro agile semplificata il ministero richiede la valorizzazione dei campi “Pat Inail” e “Voce di tariffa Inail” anche alle Amministrazioni statali (per le quali l’assicurazione contro gli infortuni sul lavoro e le malattie professionali è gestita con la forma della Gestione per conto dello Stato) e ad altri soggetti tenuti all’assicurazione obbligatoria, ma con forme speciali non gestite direttamente da Inail o altri Enti.

Comunicazione Smart Working semplificata: cosa indicare nella sezione “Rapporto di Lavoro”?

Le regole della procedura prevedono che per i soggetti sopra indicati, nella sezione “Rapporto di lavoro“, nella quale vengono comunicati i dati relativi alla tipologia e alla durata del contratto di lavoro, il campo “Pat Inail” possa essere valorizzato con i seguenti codici:

• 99992000 Ministeri
• 99990000 Ditta Estera
• 99990001 Studi Professionali/Altro.

Comunicazione Smart Working semplificata: cosa inserire nel caso di ditta di nuova costituzione?

Nel solo caso di ditta di nuova costituzione, alla quale quindi l’Inail non ha ancora attribuito un numero di Pat può essere inserito eccezionalmente il codice “00000000” indicante “in attesa di codice Pat“. Allo stesso modo, in merito al campo “Voce di tariffa”, ai medesimi soggetti è già consentito l’inserimento in procedura del codice “0000“.

Comunicazione Smart Working semplificata: cosa devono inserire i datori di lavoro non coperti da INAIL

I datori di lavoro che assolvono all’obbligo assicurativo contro gli infortuni sul lavoro e le malattie professionali per i lavoratori, con un soggetto diverso da Inail, come Inpgi o Enpaia, nella comunicazione di smart working devono essere inseriti i valori “000000000” nel campo “Pat Inail” e “0000” nel “Voce di tariffa Inail”.

Comunicazione semplificata smart working: come chiedere supporto?

Per richieste di supporto relative all’attivazione della modalità massiva REST, occorre inviare una richiesta di contatto tramite un form disponibile nell’URP online del Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali, secondo le modalità comunicate dal D.M. n. 149 del 22 agosto 2022.

Accordo di Smart Working: dove inviare il Modello con i dati del lavoratore in modalità agile dal 1° settembre 2022?

Il modello va inviato

• attraverso il portale dei servizi on-line ministeriale, accessibile tramite autenticazione SPID e CIE, https://servizi.lavoro.gov.it.

• In alternativa attraverso una modalità Massiva REST, utile per l’invio tramite API REST di una elevata numerosità di periodi di lavoro agile da comunicare. Ciò richiede l’adeguamento dei sistemi informatici dei datori di lavoro relativamente all’utilizzo dei servizi Rest di invio delle comunicazioni, che presuppongono un colloquio dei sistemi informatici del datore di lavoro con quelli del Ministero.

Accordo Smart Working: cosa deve fare il datore?

Il datore è tenuto a conservare l’accordo individuale per un periodo di cinque anni dalla sottoscrizione.

Cosa rischia il datore di lavoro che non comunica l’Accordo di Smart Working?

La violazione degli obblighi di comunicazione dell’Accordo è punita con la sanzione amministrativa pecuniaria da 100 a 500 euro per ogni lavoratore interessato (lo prevede il DECRETO LEGISLATIVO 10 settembre 2003, n. 276 per le comunicazioni che riguardano le trasformazioni della modalità di svolgimento della prestazione lavorativa (come previsto dal DECRETO LEGISLATIVO 21 aprile 2000, n. 181 art.19 comma 5 e 7).

Comunicazione di Smart working: dove trovare la procedura?

Il Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali ricorda che non sono ammesse modalità di trasmissione differenti dall’utilizzo della piattaforma informatica.

• Per tutte le informazioni, è possibile consultare le pagine dedicate sul sito istituzionale e su Cliclavoro.
• l’accesso ai servizi digitali disponibili sul portale Servizi Lavoro è consentito unicamente con le credenziali SPID (di tipo personale, non aziendali) o CIE (carta d’identità elettronica).